数据库本身既是教学评估制度的一个有机组成部分，同时也在审核评估中，全程为评估考察提供基础辅助作用。
进校前，学校通过填报教学基本状态数据全面系统梳理教学活动，完成数据信息积累，为撰写《自评报告》提供支撑材料。与此同时，在数据库中，学校的教学活动在数据库中得到了全方位、数字化再现，学校不必再为接受评估准备大量的文字材料，有效减轻了学校迎评阶段的工作负担。专家则可以通过评估中心根据状态数据编制的《数据分析报告》，了解学校基本情况，确定考察重点、难点，使进校考察更加有效率，能做到有的放矢。
此外，数据库为专家提供了客观、系统的学校状态数据，专家在评估过程中可以随时通过查询数据库中的原始数据获得对学校全面深入的了解，降低考察工作强度。同时，数据与实地考察相互映证，也为专家撰写评估报告提供了事实和数据依据，使专家的判断更加系统科学。
